Homeoffice in Zeiten von Corona

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Mar 18, 2020
- Vittorio Emmmerman, CEO @ cierra

Viele Unternehmen sind bereits im Homeoffice oder wollen dorthin umziehen. Dieser Schritt zieht einige Chancen in Richtung Digitalisierung mit sich. Dinge wie Kollaboration, Kommunikation, Dateifreigaben, Software und Arbeitsumfeld sind hier Themen, die wohl durchdacht und vorbereitet sein müssen.

Wir haben hier für Euch eine Sammlung wichtiger Eckpfeiler der erfolgreichen Arbeit im Homeoffice zusammengestellt und Tipps sowie Tools gesammelt, die die Arbeit im Homeoffice erleichtern.

1. Kommunikation

Kommunikation ist im Arbeitsalltag unabdingbar. Wenn sie im Unternehmen nicht funktioniert, kann auch die Dienstleistung oder das Produkt nicht funktionieren.

Sind die Mitarbeiter nun nicht mehr in einem Raum, sondern sitzen jeweils zu Hause in ihrem eigenen "Büro", so kann das - ohne die richtigen Maßnahmen - die Kommunikation im Team massiv einschränken. Zu rechnen sind mit verzögerte Reaktionszeiten oder redundante Informationsflüsse, gerade über das Medium Telefon. Schnell entstehen Telefonketten in denen Inhalte wiederholt werden, aber wichtige Teilinformationen auf der Strecke bleiben (Wir alle kennen „Stille Post"). Auch Meetings spontan auszurollen kann eine Herausforderung werden. Muss aber nicht sein. Umgangen werden kann dieses Problem mit Tools wie Microsoft Teams, Slack, Rocket-Chat oder ähnlichen Lösungen. Doch selbst hier ist Vorsicht geboten, denn ohne die richtigen Vorkehrungen und Konfiguration kann Slack (wie man in unserem Blogbeitrag lesen kann) die Kommunikation und auch die Produktivität des Teams massiv einschränken.

Man sollte also mit einem kühlen Kopf und viel Geduld an die Einführung eines solchen Tools herangehen, nichts überstürzen und Regeln definieren. Ohne Regeln kann digitale Kommunikation nicht funktionieren. Die Menschen kommunizieren in ihrem Alltag, im Arbeitsumfeld - einfach überall. Diese Art der Kommunikation ist somit geübt. Stellt man von "normal" auf "digital"  um, kann es schnell passieren, dass nicht jeder weiß, wie er zu handeln hat. Die Kommunikation auf digitalem Wege funktioniert anders als die normale "Face to Face" Kommunikation. Dass man ggf. nicht weiß wer die Nachricht jetzt schon gelesen hat oder ob eine Nachricht im "Fluss" untergegangenen ist, sind nur zwei von vielen Beispielen.

2. Office Software

Viele Unternehmen arbeiten derzeit noch mit Programmen wie Microsoft Word oder Excel. Diese Programme sind in der Regel mit der Office Suite auf einem Rechner im Unternehmen installiert. Hier wird es schwierig die Programme auf mobile Geräte wie einen Laptop zu übertragen, Installationen vorzunehmen und trotzdem noch kosteneffizient Lizenzen zu managen.

All das kann einem erspart bleiben, wenn man auf eine Cloud-Infrastruktur setzt. Google und Microsoft bieten hier bewährte Lösungen an. Sollte es nicht möglich sein, Software über die Cloud, beziehungsweise über einen Browser, zu nutzen, so gibt es immer noch die Möglichkeit eines Terminal Servers oder eines Cloud-Workspaces. Diese sind oftmals schwierig selbst zu installieren und benötigen professionelle Unterstützung. Wir von cierra haben jedoch gute Erfahrungen mit dieser Art von Digitalisierung gemacht.

Ein weiteres potentielles Problem ist die Dateifreigabe bei lokal installierten Programmen. Viele Unternehmen nutzen eine Netzwerkfestplatte zum Teilen und Kollaborieren - Das kann schon in einem gemeinsamen Büro zu Problemen führen. Doch wenn man jetzt auch noch räumlich getrennt ist, gestaltet sich der Verbindungsaufbau zum freigegebenen Speicher oft nervenaufreibend. Dropbox, G Drive und co. hingegen sind genau darauf ausgelegt und sehr pflegeleicht.

3. Telefonanlage

Ich kann leider nicht genau sagen wie viele mittelständische Unternehmen aktuell eine lokale Telefonanlage laufen haben, jedoch sind es sicher die Meisten. Wer bis dato nicht auf eine Cloud Telefonanlage umgestiegen ist, wird schnell feststellen, dass die Telefonnummer des Unternehmens während der Homeoffice-Zeit nur schwer zu erreichen ist. Hier sollte man möglichst bald einen Wechsel vornehmen. Wir konfigurieren für uns und unsere Kunden Telefonserver in der Cloud, die lediglich pro Minute oder nach Bedarf abgerechnet werden und keine Vertragslaufzeiten mit sich bringen.

4. Produktivität und Gemeinschaft

Sobald die Mitarbeiter im Homeoffice sitzen, gehen Interaktionen im Team schnell verloren (Siehe Kommunikation). Daher sollten Projektmanager und Teamleiter möglichst strukturiert Termine im Team einführen. Selbst wenn schon regelmäßige Meetings auf dem Tagesplan stehen, macht es absolut Sinn die Anzahl dieser hochzuschrauben.  
Ein morgendliches „Standup" kann Wunder bewirken!

Auch wenn das Team nicht mit Projektmanagement-Methoden wie SCRUM (die solche Meetings sowieso vorsehen) arbeitet, sollten genug Treffen nun vereinbart werden. Es ist wichtig, dass die Teammitglieder sich täglich zusammenfinden. Dies regt die Eigenkontrolle zusätzlich an.
Bekannterweise passiert es zuhause mit Familie und Haushalt schnell mal, dass man den Faden verliert oder die Mittagspause länger als sonst üblich dauert. Das ist erstmal nicht schlimm. Zum Problem wird es erst, wenn die Arbeit tatsächlich darunter leidet. Alle Mitarbeiter sollten sich also morgens im Team kurz mit ihren Leistungen des Vortags und ihren Aufgaben für den heutigen Tag einbringen können.
Wirkung: Jeder Einzelne setzt sich selbst Ziele und wird durch das Standup dazu gebracht zu reflektieren, ob er seine gestrigen Ziele und Aufgaben abgearbeitet hat.

Wir empfehlen für die Meetings folgende Fragen beantworten zu lassen:

1. Wie geht es dir heute?
2. Was hast Du gestern geschafft? - Hast Du Deine Ziele erreicht?
3. Was hast Du Dir für heute vorgenommen?
4. Gibt es etwas, das Dich dabei blockiert Deine Aufgaben zu erledigen?

5. Arbeitsschutz und Arbeitsbedingungen

Im Büro haben wir alle angemessene Stühle und Tische, an denen wir arbeiten können. Leider hat nicht jeder Mitarbeiter im Homeoffice die Möglichkeit ergonomisch zu arbeiten. Es kann nicht vom Arbeitgeber verlangt werden, die Ausrüstung für das Homeoffice zu stellen. Auch möchte bestimmt der Mitarbeiter nicht, dass im Eigenheim fremde Möbel stehen, die ihm vielleicht nicht einmal gefallen. Wir von cierra kennen die Problematik und stellen deshalb unseren Mitarbeitern Beratung rund um das Thema „ergonomisch Arbeiten" zur Verfügung.
Eine weitere Idee ist eine kurzfristige finanzielle Unterstützung: Der Mitarbeiter kauft sich sein eigenes Setup bestehend aus Tisch und Stuhl für zuhause und der Arbeitgeber ermöglicht dafür ein kurzfristiges Darlehen.

Unterm Strich ist dieses Thema sicherlich eines der schwersten und sollte gut durchdacht sein. Auf jeden Fall darf es nicht vorkommen, dass Teammitglieder ihre Arbeit aus dem Bett erledigen. Dann geht nicht nur der Rücken, sondern auch die Produktivität den Bach runter. Auch hier gilt wieder: Regelmäßige Absprachen verhindern das Schlimmste.

6. Kundenbetreuung

Unter Punkt 3 haben wir bereits erläutert, wie man am besten die Telefonie lösen kann. Jetzt bleibt noch die Frage nach dem Meeting mit Kunden. Je nachdem welche Office-Lösung (Punkt 2) gewählt wurde, ist auch diese Problematik schnell gelöst: Statt einem Besuch vom Außendienst, tut es vielleicht auch ein freundliches Videotelefonat mit dem Vertriebsmitarbeiter. Blickkontakt und die persönliche Note sind wichtig und dadurch weiterhin gegeben. Sollte die Office Suite keine passende Lösung mitliefern, kann man hier auch gerne auf Anbieter wie Zoom, GoToMeeting oder Vergleichbares zurückgreifen. Jeder Kunde wird in der aktuellen Situation Verständnis dafür haben. Außerdem werden Einsatzkosten gesenkt.
Mit Tools wie Calendly oder dem integrierten Terminplaner von Hubspot kann man seinen Kunden flexibel Terminbuchungen anbieten, um ihnen einen möglichst nahtlosen Übergang zu ermöglichen. Cierra hat schon viele Kunden dabei begleitet ein "Inhouse-Sales-Team" aufzubauen - Die richtige Software und Infrastruktur macht es möglich.

Alles in allem kann man sagen: Es ist stark individuell, welche Software und welches Konzept für das jeweilige Unternehmen nun richtig ist. Gerne biete ich auf diesem Wege unsere Beratung und Unterstützung an, die den Weg ins Homeoffice so stressfrei wie möglich ebnet.